Elektronische Rechnungserstellung

 

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Elektronische Rechnungserstellung

Im Rahmen unserer E-Solutions führen wir die Übermittlung der Rechnungen per E-Mail ein!

Leistungsumfang

Benötigen Sie für das Öffnen Ihrer Rechnungen, die Weiterleitung an die entsprechende Fachabteilung sowie für die Archivierung auch unnötig viel Zeit?

Damit diese Arbeitsschritte bei Ihnen effizienter erledigt werden können, führen wir im Rahmen unserer E-Solutions die Übermittlung der Rechnungen per E-Mail ein.


Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Schnellere und gegebenenfalls automatische Archivierung
  • Bequeme interne Weiterleitung per E-Mail
  • Automatische Verarbeitung durch strukturierten Dateianhang möglich
  • Prozesskosten-Einsparung (das Öffnen, Sortieren, Ablegen der Papiere/Rechnungen entfällt)
  • Umweltfreundlich und Platz sparend, da Papierstapel überflüssig werden

Wie funktioniert nun unser kostenloser Service?

Die Rechnung wird Ihnen als PDF-Dokument per E-Mail zugestellt. Sie sieht wie folgt aus:
+ Musterrechnung

Das PDF enthält eine lesbare Darstellung der Rechnungsinhalte, wie Sie sie im Papierformat kennen, und eine qualifizierte Signatur, welche die Echtheit und die Unverfälschtheit des Dokumentes bestätigt. Darüber hinaus erhalten Sie das Prüfprotokoll und einen mehrdimensionalen Barcode. Dieser Barcode ermöglicht z. B. bei Betriebsprüfungen die jederzeitige Überprüfbarkeit der Signatur. Für die elektronische Weiterverarbeitung der Daten ist im PDF-Dokument zudem noch eine CSV-Datei eingebettet, die Sie beispielsweise in Ihre Buchhaltungssoftware einspielen können.

Natürlich haben wir die entsprechenden steuerrechtlichen Rahmenbedingungen geprüft und stellen Ihnen eine entsprechende Information des Finanzamtes Bielefeld zur Verfügung, das unser Verfahren auf die Konformität der entsprechenden Regelungen GDPdU, GoBS, Umsatzsteuerrecht, Signaturgesetz geprüft hat. Diese verbindliche Auskunft finden Sie unter Rechtliche Grundlagen. Sie brauchen also keine Bedenken zu haben, dass unsere Form der Übermittlung der Rechnungen einen Vorsteuerabzug nicht möglich werden lässt.

Wir freuen uns, mit Ihnen zusammen diesen weiteren Schritt in das digitale Zeitalter zu gehen, welcher auf beiden Seiten Vorteile in den Geschäftsprozessen generiert. Falls Sie bezüglich der Versendung der Rechnungen Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner im Vertrieb.


Ihr Böllhoff-Team

Rechtliche Grundlagen

Die von Böllhoff versandten elektronischen Rechnungen entsprechen den steuerlichen und rechtlichen Anforderungen und lassen den uneingeschränkten Vorsteuerabzug zu. Dies geht aus folgender verbindlichen Auskunft des Finanzamts Bielefeld hervor.

Die im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen zu beachtenden Grundsätze und Gesetze können Sie der unten stehenden Liste entnehmen.

+ Auskunft Finanzamt

VerordnungInformation
GDPdU
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Text beim Bundesfinanzministerium
(PDF)
GoBS
Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
Text beim Bundesfinanzministerium
(PDF)
UStG
Umsatzsteuergesetz
Insbesondere BMF-Schreiben vom 29.01.2004

www.gesetze-im-internet.de
Text beim Bundesfinanzministerium
(PDF)
SigG
Signaturgesetz
bundesrecht.juris.de

Signatur

Sie sind gemäß § 14b UStG verpflichtet, Rechnungen mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Hierzu stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Elektronische Archivierung der PDF-Datei
  • Ausdruck und Archivierung aller gedruckten Seiten

Alle Pflichten, die Sie als Empfänger einer elektronischen Rechnung haben, sind schon durchgeführt und in der PDF-Datei enthalten.
Die Signaturprüfung wird dabei durch einen Dienstleister für Sie vorgenommen. Da dies für Sie keine Kosten verursacht, gehen wir davon aus, dass dieses Vorgehen Ihre Zustimmung findet.

Falls eine erneute Prüfung der Signatur erforderlich sein sollte (z. B. im Rahmen einer Steuerprüfung), können Sie entweder die PDF-Datei oder die gescannte Barcode-Seite an unseren Dienstleister First Businesspost GmbH übertragen. Sie erhalten als Ergebnis eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten und ein erneutes Signatur-Prüfprotokoll.

Auf der Internetseite www.first-businesspost.com stehen weitere Informationen zu technischen Details bereit.

Technische Details

Die in die PDF-Datei eingebettete CSV-Datei enthält die strukturierten Rechnungsdaten von Böllhoff, die automatisch weiterverarbeitet werden können. Der Inhalt dieser Datei ist nach dem WebEDI-Standard strukturiert.

Um die CSV-Datei in der PDF-Rechnung weiterverarbeiten zu können, benötigen Sie einen Adobe Reader ab Version 6.0, den Sie unter www.adobe.com kostenlos herunterladen können.

Mit der CSV-Datei übermittelt Böllhoff die folgend erläuterten Rechnungsdaten.

Als Beispiel sehen Sie den Sortierschlüssel für Rechnungen.

Rechnung 1. Stelle
Belegart
2. Stelle
Satzartkennung
3. Stelle
ILN Lieferant
4. Stelle
ILN Käufer
5. Stelle
Rechnungs-Nr.
380 100 7013396
380 200 7013396
380 210 7013396
380 300 7013396
380 400 7013396

Die 1. Stelle gibt die Belegart an:

380 = Handelsrechnung
381 = Gutschriftsanzeige

Die 2. Stelle zeigt die Satzartkennung:
100 = Kopf
200 = Position
210 = Positionszu-/abschläge
300 = Fuß
400 = Summe

Die 5. Stelle gibt die Rechnungsnummer an.

Die 3. und 4. Stelle bleiben ohne Daten, die weiteren Stellen sind je nach Satzartkennung unterschiedlich.

Kopf-Teil (Satzartkennung 100)
Nr. Beschreibung Teil 1* Format CSV**
1 Rechnung (380) 2 n3 x
2 Satzartkennung (Kopf = 100) - n3 x
3 ILN Lieferant 3 n13
4 ILN Käufer 11 n13
5 Rechnungsnummer 33 an..17 x
6 Releasenummer - n2 x
7 Lieferantennummer 8 an..35 x
8 USt.-IdNr. Lieferant 10 an..17 x
9 Abteilung beim Käufer 13 an..17
10 USt.-IdNr. Käufer 16 an..17 x
11 ILN Rechnungsempfänger 17 n13
12 Abteilung beim Rechnungsempfänger 19 an..17
13 Ust.-IdNr. Rechnungsempfänger 22 an..17
14 ILN Lieferanschrift 23 n13
15 Abteilung der Lieferanschrift 25 an..17
16 ILN Endempfänger 28 n13
17 Abteilung beim Endempfänger 30 an..17
18 Datum der Rechnung 34 n8 x
19 Bestellnummer des Kunden 35 an..17 x
20 Datum der Bestellung 36 n8 x
21 Lieferscheinnummer 37 an..17 x
22 Vom 38 n8
23 Lieferdatum 39 n8 x
24 USt.-Satz 40 an..17 x
25 Währung 41 an..3 x
26 Valutadatum 42 n8
27 Text 43 an..70
28 Steuernummer 9 an..17 x
29 Wareneingangsnummer 44 an..17
30 Vom 45 n8

* Die Nummern in Spalte Teil 1 verweisen auf die Nummerierungen der jeweiligen Datenfelder in den entsprechenden Layouts.

** Die in dieser Spalte maskierten Stellen-Nummern liefert Böllhoff als Daten in der CSV-Datei mit. Die restlichen Stellen-Nummern bleiben in der CSV-Datei ohne Daten.

Weitergehende Informationen zur CCG WebEDI-Spezifikation.

Positions-Teil (Satzartkennung 200)
Nr. Beschreibung Teil 1* Format CSV*
1 Rechnung (380) 2 n3 x
2 Satzartkennung (Kopf = 200) - n3 x
3 ILN Lieferant 3 n13
4 ILN Käufer 11 n13
5 Rechnungsnummer 33 an..17 x
6 Positionsnummer - n..6 x
7 EAN 47 n..14
8 Artikelbezeichnung 46 an..35 x
9 Lieferantenartikelnummer 48 an..35 x
10 Käuferartikelnummer 49 an..35 x
11 Zolltarifnummer 50 an..35
12 Berechnete Menge 51 n..15 x
13 Einheit (siehe Anhang) 52 an..3 x
14 Preis pro Einheit 53 n..13 x
15 Betrag 54 an..18 x
16 Farbe 55 an..35
17 Größe 56 an..35
18 EAN Verbrauchereinheit 57 n..14
19 Menge 58 n..15
20 Leergutkennzeichen 59 an..17
21 Verpackungsart 60 an..17
22 Preisbezugseinheit 61 n..4 x
23 USt.-Satz der Position 62 an..17 x
24 Text 40 an..70

* Die Nummern in Spalte Teil 1 verweisen auf die Nummerierungen der jeweiligen Datenfelder in den entsprechenden Layouts.

** Die in dieser Spalte maskierten Stellen-Nummern liefert Böllhoff als Daten in der CSV-Datei mit. Die restlichen Stellen-Nummern bleiben in der CSV-Datei ohne Daten.

Weitergehende Informationen zur CCG WebEDI-Spezifikation.

Positionszu-/abschläge (Satzartkennung 210)
Nr. Beschreibung Teil 1* Format CSV**
1 Rechnung (380) 2 n3 x
2 Satzartkennung (Kopf = 210) - n3 x
3 ILN Lieferant 3 n13
4 ILN Käufer 11 n13
5 Rechnungsnummer 33 an..17 x
6 Positionsnummer - n..6 x
7 Zu-/Abschlagsart 63 an..3 x
8 Basisbetrag 64 n..18 x
9 Prozentsatz 65 n..10 x
10 Betrag 66 n..18 x

* Die Nummern in Spalte Teil 1 verweisen auf die Nummerierungen der jeweiligen Datenfelder in den entsprechenden Layouts.

** Die in dieser Spalte maskierten Stellen-Nummern liefert Böllhoff als Daten in der CSV-Datei mit. Die restlichen Stellen-Nummern bleiben in der CSV-Datei ohne Daten.

Weitergehende Informationen zur CCG WebEDI-Spezifikation.

Fuß-Teil (Satzartkennung 300)
Nr. Beschreibung Teil 1* Format CSV**
1 Rechnung (380) 2 n3 x
2 Satzartkennung (Kopf = 300) - n3 x
3 ILN Lieferant 3 n13
4 ILN Käufer 11 n13
5 Rechnungsnummer 33 an..17 x
6 USt.-Satz 82 an..17 x
7 Warenwert 77 n..18 x
8 Zu-/Abschläge 78 n..18
9 Nebenkosten 79 n..18 x
10 Skontowert 80 n..18
11 Steuerpflichtiger Betrag 81 n..18 x
12 USt.-Betrag 83 n..18 x
13 Rechnungsbetrag 84 n..18 x

* Die Nummern in Spalte Teil 1 verweisen auf die Nummerierungen der jeweiligen Datenfelder in den entsprechenden Layouts.

** Die in dieser Spalte maskierten Stellen-Nummern liefert Böllhoff als Daten in der CSV-Datei mit. Die restlichen Stellen-Nummern bleiben in der CSV-Datei ohne Daten.

Weitergehende Informationen zur CCG WebEDI-Spezifikation.

Summen-Teil (Satzartkennung 400)
Nr. Beschreibung Teil 1* Format CSV**
1 Rechnung (380) 2 n3 x
2 Satzartkennung (Kopf = 400) - n3 x
3 ILN Lieferant 3 n13
4 ILN Käufer 11 n13
5 Rechnungsnummer 33 an..17 x
6 Warenwert (gesamt) 85 n..18 x
7 Zu-/Abschläge (gesamt) 86 n..18
8 Nebenkosten (gesamt) 87 n..18 x
9 Skontowert (gesamt) 88 n..18
10 Steuerpflichtiger Betrag (gesamt) 89 n..18 x
11 USt.-Betrag (gesamt) 90 n..18 x
12 Rechnungsendbetrag 91 n..18 x
13 Text 92 an..70

* Die Nummern in Spalte Teil 1 verweisen auf die Nummerierungen der jeweiligen Datenfelder in den entsprechenden Layouts.

** Die in dieser Spalte maskierten Stellen-Nummern liefert Böllhoff als Daten in der CSV-Datei mit. Die restlichen Stellen-Nummern bleiben in der CSV-Datei ohne Daten.

Weitergehende Informationen zur CCG WebEDI-Spezifikation.



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